Polityka prywatności

Serwis awards.polsif.org  |  Data ostatniej aktualizacji: 16 lipca 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób Stowarzyszenie SIF Poland przetwarza dane osobowe osób odwiedzających serwis awards.polsif.org oraz osób biorących udział w Konkursie POLSIF Awards. Dokument przygotowaliśmy w oparciu o Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawę z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej.

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem danych osobowych jest:

Stowarzyszenie SIF Poland (używające również skróconej nazwy „POLSIF" oraz nazwy „SIF Polska")
ul. Nowy Świat 33/13, 00-029 Warszawa
KRS: 0001062118
NIP: 5252975330
Sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego

W sprawach dotyczących Konkursu POLSIF Awards skontaktujesz się z nami pod adresem awards@polsif.org. W pozostałych sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: biuro@polsif.org lub pisemnie na adres siedziby Stowarzyszenia.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Oznacza to, że zgłoszenia i pytania dotyczące danych osobowych kierujesz bezpośrednio do nas, na wskazane powyżej adresy e-mail.

2. Jakie dane zbieramy, w jakim celu i na jakiej podstawie

Zbieramy dane, które sam nam przekazujesz w formularzach zgłoszeniowych, oraz podstawowe dane techniczne generowane automatycznie podczas korzystania ze strony.

2.1. Formularze zgłoszeniowe do Konkursu

Serwis udostępnia sześć formularzy - po jednym dla każdej kategorii konkursowej. Zakres danych różni się w zależności od kategorii:

Cel: przyjęcie i rozpatrzenie zgłoszenia konkursowego, weryfikacja formalna i merytoryczna, kontakt w sprawie zgłoszenia, przeprowadzenie Konkursu oraz ogłoszenie wyników zgodnie z Regulaminem.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy oraz wykonanie postanowień Regulaminu Konkursu. W zakresie danych osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu (osoby rekomendujące, członkowie zespołu badawczego, osoby kontaktowe po stronie emitenta) - art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. nasz prawnie uzasadniony interes polegający na rzetelnej weryfikacji zgłoszenia. Zgodnie z §10 Regulaminu udział w Konkursie i podanie danych są dobrowolne.

Okres przechowywania: zgodnie z §10 pkt 5 Regulaminu Konkursu - do momentu wycofania przez Uczestnika zgody na przetwarzanie danych. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, na piśmie lub e-mailem na adres awards@polsif.org. Jeżeli udział w Konkursie wiązał się z wystawieniem dokumentów księgowych, przechowujemy je przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego.

2.2. Załączniki do zgłoszeń

Do zgłoszenia możesz dołączyć pliki dokumentujące projekt lub kandydaturę.

• Dopuszczalne formaty: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, JPEG, PNG, ZIP
• Limity: do 10 MB na plik, maksymalnie 10 plików w jednym zgłoszeniu
• Weryfikacja: każdy plik jest sprawdzany pod kątem rzeczywistego typu zawartości, a nie tylko rozszerzenia nazwy
• Przechowywanie: pliki zapisujemy w katalogu niedostępnym publicznie z poziomu przeglądarki - nie są indeksowane ani osiągalne bezpośrednim adresem URL

Zwróć uwagę, że załączniki mogą zawierać dane osobowe. Zalecamy przesyłanie wyłącznie dokumentów rzeczywiście niezbędnych do oceny zgłoszenia.

2.3. Zgoda marketingowa

Zakres danych: adres e-mail, imię i nazwisko.

Cel: przesyłanie informacji marketingowych i handlowych, w tym newslettera oraz informacji o produktach, usługach i wydarzeniach POLSIF.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - Twoja zgoda, wyrażona przez zaznaczenie odrębnego, opcjonalnego pola w formularzu. Wysyłka informacji handlowej odbywa się również na podstawie zgody, o której mowa w art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej.

Zgoda jest w pełni dobrowolna - jej niewyrażenie nie ma żadnego wpływu na przyjęcie i ocenę zgłoszenia konkursowego. Możesz ją wycofać w każdej chwili, klikając link rezygnacyjny w stopce wiadomości lub pisząc na adres biuro@polsif.org. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Okres przechowywania: do momentu wycofania zgody lub rezygnacji z subskrypcji.

2.4. Dane zbierane automatycznie przy zgłoszeniu

Zakres danych: adres IP, z którego wysłano zgłoszenie, oraz informacja o przeglądarce (user agent). Zapisujemy je razem ze zgłoszeniem, wraz ze znacznikiem czasu oraz informacją o zaznaczonych zgodach.

Cel: zabezpieczenie przed nadużyciami i zgłoszeniami automatycznymi oraz wykazanie, kiedy i w jakim zakresie zgody zostały udzielone.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa serwisu i rzetelności Konkursu, a także art. 7 ust. 1 RODO w zakresie wykazania zgody.

2.5. Dane techniczne serwera

Zakres danych: adres IP, data i godzina zapytania, adres żądanego zasobu, typ przeglądarki i systemu operacyjnego.

Cel: zapewnienie prawidłowego działania i bezpieczeństwa serwisu, diagnostyka błędów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes polegający na utrzymaniu i ochronie serwisu.

3. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w Konkursie. Bez danych kontaktowych nie przyjmiemy zgłoszenia i nie skontaktujemy się z Tobą w sprawie jego oceny. Wyjątkiem jest zgoda marketingowa, która jest w pełni opcjonalna.

4. Komu przekazujemy dane

4.1. Osoby oceniające zgłoszenia

Zgodnie z §10 pkt 6 Regulaminu Konkursu pozyskane dane osobowe mogą zostać udostępnione na potrzeby oceny zgłoszenia członkom Kapituły Konkursu, zespołowi analitycznemu oraz Organizatorom. Osoby te są zobowiązane do zachowania poufności.

Dane zawarte w zgłoszeniach są poufne i nie są publikowane bez zgody uczestnika.

4.2. Podmioty przetwarzające

Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom, które przetwarzają je na nasze zlecenie i wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO):

Ponadto dane mogą być udostępnione podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi księgowe, prawne lub informatyczne, a także organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie przekazujemy ich podmiotom trzecim do ich własnych celów marketingowych.

4.3. Zasoby wczytywane z serwerów zewnętrznych

Strony serwisu korzystają z kroju pisma IBM Plex Sans dostarczanego przez usługę Google Fonts oraz z biblioteki jQuery udostępnianej przez sieć dostarczania treści Webflow. Wczytanie tych zasobów powoduje przekazanie do dostawcy adresu IP Twojego urządzenia. Zasoby te nie zapisują plików cookies i są niezbędne do prawidłowego wyświetlenia strony. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu poprawnego działania i wyglądu serwisu.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane zgłoszeń konkursowych oraz załączniki przechowywane są na serwerze w Polsce i nie są przekazywane poza EOG.

Przekazanie danych poza EOG może wystąpić wyłącznie w zakresie statystyk Google Analytics 4, i tylko jeżeli wyrazisz na to zgodę. Administratorem danych w EOG jest podmiot irlandzki; ewentualne transfery do Stanów Zjednoczonych odbywają się w oparciu o EU-U.S. Data Privacy Framework, dla którego Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony z 10 lipca 2023 r., oraz w oparciu o standardowe klauzule umowne.

Kopię zastosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na adres biuro@polsif.org.

6. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis awards.polsif.org wykorzystuje pliki cookies, czyli niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu końcowym. Zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej przechowywanie informacji lub uzyskiwanie dostępu do informacji już przechowywanej na Twoim urządzeniu wymaga Twojej uprzedniej zgody. Wyjątkiem są pliki niezbędne do dostarczenia żądanej przez Ciebie usługi - te działają bez zgody.

Baner zgód pojawia się przy pierwszej wizycie w serwisie i pozwala zaakceptować lub odrzucić cookies analityczne. Zgoda jest dobrowolna, a jej odrzucenie nie blokuje dostępu do treści serwisu ani do formularzy zgłoszeniowych.

6.1. Kategorie plików cookies

6.2. Google Analytics 4

Korzystamy z Google Analytics 4 - usługi dostarczanej przez Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia). Narzędzie zbiera informacje o sposobie korzystania z serwisu, m.in. o odwiedzonych podstronach i źródle wejścia.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - Twoja zgoda wyrażona w banerze zgód, oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Więcej informacji znajdziesz w polityce prywatności Google oraz w dokumentacji dotyczącej danych zbieranych przez GA4.

6.3. Jak zmienić lub wycofać zgodę

Swoje wybory możesz zmienić w każdej chwili, otwierając panel Ustawienia cookies - link znajduje się także w stopce każdej strony. Wycofanie zgody na cookies analityczne powoduje usunięcie plików _ga z Twojego urządzenia.

Możesz również usunąć lub zablokować pliki cookies w ustawieniach swojej przeglądarki:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Zwróć uwagę, że zablokowanie plików niezbędnych może utrudnić korzystanie z niektórych funkcji serwisu, w tym z formularzy zgłoszeniowych.

7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) - możesz dowiedzieć się, jakie dane na Twój temat przetwarzamy, i otrzymać ich kopię.
• Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) - możesz żądać poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych.
• Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO), zwane prawem do bycia zapomnianym.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) - dotyczy danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany.
• Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) - możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
• Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO) - w dowolnym momencie i bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz na adres awards@polsif.org lub biuro@polsif.org. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy.

Prawo do skargi

Jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
https://uodo.gov.pl/

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, aby chronić Twoje dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub ujawnieniem. W szczególności:

• serwis korzysta z szyfrowanego połączenia HTTPS,
• dane zgłoszeń przechowywane są w bazie danych, a dane dostępowe do niej znajdują się poza katalogiem publicznym serwera,
• załączniki zapisywane są poza katalogiem publicznym i nie są dostępne bezpośrednim adresem URL,
• przesyłane pliki podlegają weryfikacji rzeczywistego typu zawartości,
• panele administracyjne są zabezpieczone hasłem, a dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Zgodnie z §10 pkt 3 Regulaminu Konkursu Twoje dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania. Ocena zgłoszeń jest dokonywana przez zespół analityczny i Kapitułę Konkursu.

10. Linki do stron zewnętrznych

W serwisie znajdują się odesłania do stron prowadzonych przez inne podmioty, w tym do serwisu polsif.org, profili w serwisie LinkedIn oraz stron partnerów Konkursu. Nie odpowiadamy za ich polityki prywatności ani za sposób przetwarzania danych przez te podmioty. Zachęcamy do zapoznania się z zasadami obowiązującymi na tych stronach.

11. Zmiany Polityki prywatności

Możemy aktualizować niniejszą Politykę, na przykład w związku ze zmianą przepisów lub wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w tym miejscu, wraz z datą ostatniej aktualizacji wskazaną na początku dokumentu. O istotnych zmianach poinformujemy w widoczny sposób w serwisie.

12. Podstawa prawna i źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO)
• Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221)
• Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000)
• Regulamin Konkursu POLSIF Awards 2026
• Polityka prywatności serwisu polsif.org
• Komisja Europejska - decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony
• Polityka prywatności Google
• Google Analytics 4 - zakres zbieranych danych
• Urząd Ochrony Danych Osobowych